Wanneer verstuur ik een betalingsherinnering?

Uiteraard krijg ik als virtual business assistente regelmatig te maken met de vraag: “Wanneer verstuur ik een betalingsherinnering? ” Als zijnde een virtual business assistente verzorg ik ook de facturatie van mijn opdrachtgevers, en uiteraard ook mijn eigen facturatie. In het bijhouden van de administratieve rompslomp gaat stiekem veel tijd in zitten, tijd die jij beter aan andere werkzaamheden kunt besteden! Liever heb je niet te maken met het moeten versturen van betalingsherinneringen! Helaas krijgen we als ondernemers hier weleens mee te maken. Maar hoe schrijf je nu een betalingsherinnering, hoe stel je deze precies op en waarom een herinnering in plaats van een direct een aanmaning tot betaling?

Als ondernemer krijgen we er helaas allemaal weleens mee te maken; klanten die hun facturen te laat betalen! Maar wat kun je zelf als eerste doen als je rekening niet wordt betaald? Juist, je debiteur een betalingsherinnering en zo nodig een aanmaning sturen. Meestal wordt je onbetaalde factuur in veel gevallen alsnog betaald! 

Hoe werkt een betalingsherinnering? 

Je kunt een betalingsherinnering naar je debiteur verzenden om deze te attenderen op de ontstane betalingsachterstand. In deze betalingsherinnering wordt de debiteur verzocht om de factuur alsnog op kort termijn te betalen. 

Een betalingsherinnering is niets meer dan een vriendelijke herinnering dat de betalingstermijn van een of meerdere facturen is verstreken. De inhoud is vriendelijk omdat de late betaling het gevolg kan zijn van een onschuldige vergissing aan de kant van de debiteur. Ook is het gewoon mogelijk dat de betaling de herinnering gekruist heeft. 

Om bovenstaande redenen wordt in de meeste gevallen nog geen kosten vermeld. Juridisch gezien is her dan al wel mogelijk om wettelijke rente of extra kosten te verwerken, denk hierbij aan administratiekosten of incassokosten. 

Maar wat is een betalingsherinnering nu eigenlijk? 

Een betalingsherinnering is niets meer dan  een verzoek van een schuldeiser (crediteur) waarin de schuldenaar (debiteur) wordt verzocht tot betaling over te gaan van een openstaand bedrag, dit noemen ze ook wel een vordering.

Voor een herinnering gelden geen eisen hoe je deze herinnering kenbaar maakt aan de debiteur. Een schriftelijke betalingsherinnering per brief is het meest gebruikelijkste, maar mondeling of telefonisch herinneren kan ook. Een betalingsherinnering per e-mail of betalingsherinnering per sms is ook rechtsgeldig.  

Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en aanmaning? 

Een betalingsherinnering is niet hetzelfde als een aanmaning. Een betalingsherinnering wordt meestal verstuurd vóórdat er een aanmaning debiteur uitgaat. Een aanmaning is een stuk  strenger en dwingender van toon dan een herinnering. In een aanmaning staat meestal vermeld dat een debiteur een laatste mogelijkheid heeft om te betalen voordat de vordering uit handen wordt gegeven, aan bijvoorbeeld een incassobureau of incassojurist. 

Wanneer kan ik het beste een betalingsherinnering versturen? 

Het beste is om zo snel mogelijk na het verstrijken van het betalingstermijn, over te gaan op het versturen van een betalingsherinnering. Dit kun je 2 dagen nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken. Je laat dan eigenlijk al direct aan je debiteur weten dat je vasthoudt aan de betalingstermijn. 

Als je namelijk de betalingsherinnering eerder verstuurt, heb je grote kans dat de betalingsherinnering de betaling van je factuur vaak doorkruist. Natuurlijk wil je dit het liefst voorkomen zodat je geen onnodig werk eraan krijgt en je debiteur niet geïrriteerd raakt. Verstuur je pas na nadat de 2 dagen zijn verstreken dan heb je kans dat de debiteur je betalingsherinnering met een korreltje zout neemt omdat je pas veel later een betalingsherinnering stuurde. Je wilt immers dat je debiteur weet dat je vasthoudt aan de betalingstermijn. 

Wat is de betalingstermijn van een betalingsherinnering? 

Het aantal dagen van de betalingstermijn varieert van 5 tot 10 dagen. De betalingstermijn kan variabel zijn omdat er allerlei factoren mee kunnen spelen. Denk hierbij eens aan: 

• De betalingstermijn van de originele factuur; 
•  Je relatie met de debiteur of andere omstandigheden waar rekening mee gehouden dient te worden; 
• De branche en handelsgebruiken

Door deze bovengenoemde zaken in acht te nemen, ben je zelf uitstekend in staat te kunnen beoordelen welk aantal dagen passend is en wat een redelijke termijn is voor je betalingsherinnering.   

Twijfel je welke betalingstermijn je het beste kan aanhouden? Onderstaande richtlijnen kun je gebruiken die zijn afgestemd op de betalingstermijn van je factuur. 

Kan ik kosten in een betalingsherinnering verwerken? 

Het is beter om geen kosten in de betalingsherinnering te verwerken. Je wilt dat door het versturen van een  betalingsherinnering je debiteur alsnog tot betaling over zal gaan zonder de relatie onnodig te schaden. 

Zoal ik eerder verteld heb kan er sprake kan zijn van een vergissing en het daarom beter is om een vriendelijke herinnering te sturen zonder gelijk incassokosten er bovenop te gooien. 

Verder is het beter je betalingsherinnering op je eigen briefpapier te versturen. Als je dit door een incassobureau incassojurist of de deurwaarder laat doen, bestaat de mogelijkheid dat je klant je hiervoor niet dankbaar zal zijn. Je geeft daarmee de indruk de vordering al direct uit handen te geven,  waardoor de kans bestaat dat de relatie en dus de communicatie tussen jou en je klant nog meer verslechterd.  

Moet ik als bijlage de originele factuur bijvoegen als ik een betalingsherinnering verstuurt? 

Natuurlijk wil je het je debiteur zo makkelijk mogelijk maken als het op betalen van een openstaande factuur aankomt. Daarom kun je beter de openstaande factuur als bijlage toevoegen, zodat de debiteur niet eerst heel zijn administratie op z’n kop hoeft te zetten. Bovendien loop je door het toevoegen van betreffende factuur aan je betalingsherinnering minder kans dat je factuur weer ergens onderaan de stapel komt te liggen. 

Voeg daarom je openstaande facturen als bijlage toe bij een betalingsherinnering. Dit kun je doen in 1 bestand in PDF formaat. Dan heeft je debiteur direct alle informatie bij de hand om jouw factuur gelijk te voldoen! 

Een betalingsherinnering versturen hoeft niet moeilijk te zijn, maar dit is een klusje waar de meeste ondernemers gewoon geen zin in hebben. Een virtual business assistente kan hierbij uitkomst bieden. Zij kan een betalingsherinnering naar jouw debiteur(en) versturen en ervoor zorgen dat jij alsnog je zuurverdiende centen krijgt en jij kan jezelf op andere zaken focussen!  Nieuwsgierig geworden en wil je vrijblijvend informatie hebben over het versturen van betalingsherinneringen? Plan eens met mij een virtuele afspraak in, dan gaan we de mogelijkheden bespreken!